Tài liệu doanh nghiệp khác ghi chú và blog ở đâu?

Bạn vừa đổi giá gói năm, rồi mở lại 12 bài blog cũ, lục từng bài để sửa một con số. Sửa xong, bạn vẫn không chắc mình đã sót bài nào. Chuyện này không phải do bạn cẩu thả. Nó xảy ra vì ba thứ khác nhau đang bị dồn vào một chỗ.

Ghi chú là điều bạn nghĩ. Tài liệu là điều bạn đã làm và kiểm chứng. Còn blog là câu chuyện kể lại hành trình đó. Khi mỗi thứ nằm đúng chỗ của nó, đổi một con số chỉ còn là sửa một trang.

Blog không giữ nổi sự thật

Blog không được làm ra để giữ sự thật. Nó được làm ra để kể chuyện cho khách hàng. Khi bạn bắt nó giữ cả giá, quy trình và thông số của doanh nghiệp, sớm muộn gì các bài cũng nói khác nhau.

Cường từng dùng blog làm kho tài liệu

Thời đầu, Cường cũng để blog giữ hết mọi điều mình biết về doanh nghiệp. Cường chưa biết tới tài liệu. Cường sợ hành trình của mình bị lãng quên, sợ những nghiên cứu và ý tưởng đã làm thành công bị bỏ rơi.

Nên mỗi ý tưởng làm xong, đáng lẽ phải ghi vào tài liệu thì Cường lại viết thành một bài blog. Bài đó giữ dấu vết, giữ thành tích, giữ công trình nghiên cứu, kèm video và hình ảnh để chính Cường sau này quay lại làm được.

Rồi số bài tăng dần, và nội dung bắt đầu phân mảng.

Có bài Cường xuất bản đã lâu, rồi 3, 4 năm sau Cường lại xuất bản một bài mới mà quên mất bài cũ.

Cường phải dùng ô tìm kiếm của chính site mình mới thấy hai bài đang trùng ý, hay giao ý với nhau. Bài càng cũ, 1 năm, 2 năm, 3 năm, chuyện này càng dễ xảy ra. Bài cũ lại khó cập nhật, và đó là lúc Cường thấy mình cần một bộ tài liệu.

Nội dung blog lệch dần khi thiếu tài liệu

Người làm một mình hay nhầm ở chỗ này: không có một nguồn tập trung, nên thông tin bị phân mảng. Bạn đổi giá, đổi thông số, rồi nói về chúng trong các bài blog. Hậu quả là các bài thiếu nhất quán với nhau.

Một con số đổi 4, 5 lần theo thời gian sẽ hiện ra 4, 5 kiểu khác nhau trên nhiều bài. Có bài đã lỗi thời mà vẫn nằm đó. Khách đọc thấy hai con số khác nhau thì không còn tin bạn nữa.

Bây giờ AI sửa được hàng loạt bài trên site cho bạn, việc sửa đỡ cực hơn trước, nhưng sửa liên tục như vậy vẫn có vấn đề.

Có 30 bài blog mà không có tài liệu nào, khả năng cao là 30 bài tiếp theo sẽ không còn nhất quán. Mỗi bài thêm bớt một chút, biến tướng từ từ. Nội dung của bạn lệch quỹ đạo: mỗi ngày lệch một chút, sau 1 năm đã đổi hẳn quỹ đạo mà bạn không hay.

Ghi chú là nghĩ, tài liệu là làm, blog là kể

Ba thứ này giống hệt chuyện đời thường. Bạn nghĩ ra một giả thuyết, bạn làm thử và thành công, bạn ghi kết quả vào sổ, rồi bạn kể lại con đường đi tới thành công đó. Giả thuyết là ghi chú, kết quả đã chứng minh là tài liệu, con đường là blog.

	Ghi chú	Tài liệu	Blog
Là gì	Suy nghĩ, ý tưởng, kế hoạch	Điều đã làm và kiểm chứng	Câu chuyện của hành trình
Nằm ở đâu	Bộ não số, không đưa ra ngoài	Website, công khai	Website, công khai
Viết thế nào	Nhanh nhất có thể	Ngắn gọn, đúng sự thật	Đủ để dẫn người đọc tới cuối
Đổi khi nào	Bất cứ lúc nào	Mỗi khi sự thật đổi	Ít khi đổi

Công khai không có nghĩa là đưa hết ra ngoài. Bộ não số giữ tài sản tri thức của bạn, như một bộ tài liệu nội bộ bảo mật cao, để bạn luôn có những bí mật của riêng mình. Tài liệu mở chỉ chia sẻ điều bạn đang làm thật và có giá trị với người dùng. Chuyện cá nhân và kỹ năng riêng của bạn thì không cần đưa lên.

Khi làm kinh doanh một mình, cả ba đều do một mình bạn viết và sửa. Bạn ghi chú ở bất cứ đâu, gom hết về một bãi gom là bộ não số của mình. Ghi chú nào được xác minh thì thành tài liệu. Hành trình xác minh đó lại thành một bài viết để chia sẻ. Ba bước nối nhau thành một mạch liền.

Vì vậy tài liệu không phải thứ “tách” ra khỏi ghi chú. Ghi chú đứng trước, tài liệu là bước kế tiếp của nó: việc gì bạn làm được thì bạn ghi nhận xuống. Có nhân viên thì bạn vẫn là người duyệt cuối cùng của Kho sự thật. Bài viết phải dựa vào tài liệu, nên khi bạn làm tốt bộ tài liệu, người viết bên dưới có cơ sở để tự điều chỉnh theo và viết những bài tuyệt vời cho bạn.

Ghi chú thành tài liệu

Một ghi chú chỉ thành tài liệu khi nó đã là sự thật. Sổ tay ghi chú chứa được rất nhiều cảm nghĩ, suy nghĩ, ý tưởng. Nhưng thứ gì trong sổ cũng chưa chắc đã được kiểm chứng.

Ghi chú phải làm thật và kiểm chứng

Câu hỏi đầu tiên cho mỗi ghi chú là: bạn có làm thật không, và làm rồi thì có kết quả không? Kết quả có thể là thất bại, có thể là thành công. Khi bạn làm thật để kiểm chứng suy nghĩ đó, lúc ấy mới ghi vào tài liệu mở: kết quả, công thức, khái niệm, sự hiểu biết của bạn.

Một dòng ghi chú rất khó thành tài liệu. Ghi chú đó phải được phát triển đầy đủ thành một khái niệm, một hướng dẫn, một triết lý, một công thức hay một quy trình. Một dòng ghi chú đưa lên site là nội dung mỏng, không đứng một mình được. Trang tài liệu đầy đủ thì số chữ của nó sẽ cao.

Ý kiến đã đúng nhờ trải nghiệm cũ thì nằm lưng lửng giữa ghi chú và tài liệu. Trước khi đưa vào kho, bạn xác thực lại một lần nữa xem hiện tại nó còn đúng không, bằng internet, bằng AI, bằng mọi cách bạn có. Cường luôn xác thực mọi thứ trước khi đưa vào kho, nhờ vậy kho luôn tươi mới và sự thật luôn được bảo vệ.

Ghi chú nào liên quan tới thương hiệu thì đưa vào tài liệu, để đánh dấu: “Đây là điều mình đã nghiên cứu, đây là sự thật mình đã làm.”

Bạn chỉ có 2 tiếng mỗi tuần thì hãy chọn một ghi chú và làm ngay. Làm thì mới xác minh được ý tưởng. Xác minh xong, bạn có thành tích, đưa nó vào tài liệu mở là xong. Lúc đó động lực của bạn sẽ lớn hơn, đủ để làm tiếp ý tưởng thứ hai, thứ ba, thứ tư trong sổ.

Không làm thì ghi chú thành ghi chú chết. Thử thách Thu và Chia của Cường ra đời cũng vì lẽ đó: biến ghi chú từ ý tưởng thành tài liệu.

Kế hoạch nằm ở ghi chú

Kế hoạch luôn ở lại ghi chú. Một tính năng bạn rất thích nhưng chưa làm thì nằm trong ghi chú. Khi tính năng mới đã ra mắt, đó là sự thật, và bạn phải ghi vào tài liệu.

Tài liệu doanh nghiệp cũng không phải ghi chú được sắp xếp lại cho gọn. Cường có một cái khung để làm bộ tài liệu, nằm trong bộ não số: những nhóm, những khu vực sẽ xây cho bộ tài liệu mở. Khung đó là kế hoạch, nên nó là ghi chú. Làm tới đâu trong kế hoạch, Cường ghi thẳng lên website tới đó, và phần đã lên website mới là tài liệu mở.

Ghi chú của người khác thì càng nguy hiểm. Ghi chú vốn chưa được xác thực, và nhiều khi bạn ghi lại điều của người khác. Điều đó không phải của bạn, bạn không kiểm soát được nó, nên nó không phải tài sản thương hiệu của bạn. Trộn ghi chú đó vào tài liệu là không ổn.

Một trang tài liệu, nhiều bài blog

Bài blog là nội dung phái sinh của một trang tài liệu, không phải bản sao của nó. Trang tài liệu phải là sự thật trước đã, rồi làm nguồn chính thống cho các bài viết dựa theo.

Có 10 trang tài liệu mà viết 50 bài blog để kể về chúng là chuyện bình thường. Vì bài là phái sinh, bạn chia sẻ được nhiều góc nhìn khác nhau, khai phá một trang ở nhiều góc độ, viết nhiều hướng dẫn liên quan tới nó.

Tài liệu đã giải quyết chuyện chính xác cho bạn. Bạn làm thật, bạn viết thật, nên điều bạn nói trên blog đã đúng, không cần chứng minh nữa. Bài luôn có nguồn tham chiếu dẫn về tài liệu, và có sự xác thực của chính bạn trước đã.

Chiều ngược lại cũng được. Đã có những bài blog cũ là sự thật thì đừng xây kho từ con số không. Chọn những bài đúng sự thật, bóc tách sự thật trong đó ra thành tài liệu, và nhớ bạn là người kiểm duyệt việc đó.

Tài liệu ưu tiên sự thật

Tài liệu ưu tiên sự thật. Bài blog ưu tiên khách hàng và cảm xúc của họ. Hai mục tiêu đó cho hai cấu trúc khác nhau.

Bài blog phục vụ khách hàng, nên nó có cấu trúc để dẫn dắt người đọc, có câu mở đầu thu hút. Bài không cần ngắn gọn nhất có thể. Bài cần đầy đủ và thu hút để người đọc đọc hết tác phẩm của bạn. Bài luôn có thông điệp lõi, và nằm trong phễu Biết - Tin - Yêu, nên hành trình của khách dễ đi hơn.

Trang tài liệu thì không cần câu mở thu hút. Nó nói ngay đây là gì, ngắn gọn nhất có thể. Tài liệu chỉ có vài loại trang và bạn phải tuân thủ các loại đó.

Trên blog, bạn trộn được các loại:

• Vừa giải thích vừa hướng dẫn
• Trong hướng dẫn có lời giải thích sâu sắc
• Kể chuyện của chính mình
• Đưa ví dụ khách quan của các công ty bên ngoài

Cách đọc cũng khác. Trang tài liệu đọc tuyến tính từ trên xuống như đọc một cuốn sách, ít link dẫn ra blog để người đọc ở lại trong bộ tài liệu. Bài blog có lúc trông giống một trang sách, nhưng người đọc không đi qua nó theo một mạch tuyến tính như thế.

Một nhật ký hậu trường là ví dụ rõ nhất. Bạn làm một tính năng, ghi lại nhật ký, rồi đưa nhật ký đó ra thành bài viết. Bài đó là độc bản. Người đọc cảm được câu chuyện của bạn và rút ra được bài học, và khách hàng rất thích những câu chuyện như vậy.

Tài liệu như phần mềm sống

Tài liệu được cập nhật liên tục, còn blog ít cập nhật hơn. Tài liệu mở như một phần mềm sống, có khi được cập nhật mỗi ngày, miễn là bạn đừng đổi đường dẫn URL của nó.

Bài blog trôi theo dòng thời gian. Bao lâu thì lỗi thời tùy ngành của bạn: ở môi trường như AI, sự thật có thể sai sau 2 tháng, 1 tháng, thậm chí 1 tuần. Muốn bài chính xác nhất thì bạn phải cập nhật liên tục. Không cập nhật thì bạn chấp nhận để bài cũ đi.

Một bài blog lỗi thời thì cũng không sao, ít ai quan tâm quá nhiều, vì thứ bạn muốn giữ là Kho sự thật. Nhưng khách vào tài liệu mà thấy lỗi thời là họ phê bình, vì tài liệu phải theo hiện thực của sản phẩm và của ngành.

Có tài liệu trước, viết bài sau

Tài liệu có trước, bài viết phái sinh có sau. Nhiều người làm ngược lại, đơn giản vì họ không biết tài liệu nên có trước. Mà thứ tự trong nội dung, cái nào trước cái nào sau, rất quan trọng.

Tài liệu là tài sản thương hiệu

Với người kinh doanh một mình, tài liệu doanh nghiệp chính là tài sản thương hiệu của bạn. Nó gồm tài liệu về sản phẩm và tài liệu về thương hiệu. Với CuongThach, Hệ thống nội dung là một tài sản thương hiệu như thế. Tài liệu bảo vệ tài sản đó, và khai báo cho Google biết đó là những thứ bạn sở hữu, phát triển, lặp đi lặp lại, cũng là ngách của chính bạn.

Không phải ai cũng có sản phẩm để bán, và số đông chỉ làm nội dung để thu hút mọi người. Không có một Sản phẩm lõi để neo thì tài liệu không được bồi đắp, tài sản thương hiệu không được xác định. Người đó viết chung chung, hay viết theo một ngách không mang lại tài sản thương hiệu, nên tài sản của họ chỉ là lưu lượng truy cập, bộ từ khóa và một số bài viết.

Tài liệu đi trước thì mọi việc được đóng dấu thương hiệu của bạn. Bạn là người tạo ra chúng, và bạn bảo vệ được rất nhiều thứ trong tài sản thương hiệu, kể cả sản phẩm. Làm kinh doanh một mình thì nguồn lực ít, nên đừng xây kho quá lớn từ đầu: tạo kho nhanh nhất có thể từ những gì bạn đang có.

AI cần tài liệu làm bản gốc

AI đọc được hết ghi chú lẫn blog, nhưng nó cần biết đâu là sự thật. AI cần một cơ sở tri thức để xác minh. Bạn cho nó biết đâu là sự thật thì mọi thứ còn lại mới bắt đầu chạy.

Không có kho, AI sẽ hỏi ngược lại bạn từng điều. Bạn xác nhận, nó lại hỏi, bạn lại xác nhận, rồi sau một thời gian làm nội dung, bạn quên luôn mình đã xác nhận những gì.

Còn nếu bạn cấp quyền cho AI tự quyết, nó sẽ ra những quyết định sai và viết nội dung sai cho bạn. Nó sai dần từng chút, rồi sai luôn cả thương hiệu của bạn.

Có tài liệu, khách ít hoàn tiền

Cường dùng rất nhiều phần mềm, và trang sản phẩm nào cũng có tài liệu hướng dẫn khách sử dụng. Nhờ đọc nhiều tài liệu như vậy, Cường ý thức được tài liệu quan trọng thế nào.

Những sản phẩm số Cường từng bán đều có tài liệu đi kèm. Sản phẩm trở nên đáng tin cậy hơn, và tỷ lệ khách đòi hoàn tiền giảm rất nhiều. Từ lúc đó, Cường luôn tập trung vào tài liệu thay vì viết quá nhiều bài.

Có tài liệu rồi thì viết bài nhẹ đi rất nhiều, vì tài liệu mang yếu tố tích lũy. Cường dành nhiều thời gian cho tài liệu mở hơn là cho các bài blog. Đọc đi đọc lại tài liệu là ra những góc nhìn mới, và viết những bài phái sinh từ đó rất dễ.

Chưa khởi động, ghi chú là đủ

Doanh nghiệp còn trên giấy thì chỉ cần ghi chú. Bạn đang lên kế hoạch, mới mua được tên miền, hoặc chưa mua. Bạn đang tính có một website, một kênh truyền thông, một sản phẩm. Trên giấy chưa có gì hiện hữu, chưa có sự thật nào xảy ra, thì bạn đâu cần tốn tiền làm tài liệu mở.

Nhưng doanh nghiệp đã chạy thì ghi chú không thay được tài liệu. Ghi chú ngắn ngủn và không công khai. Ghi chú chưa chắc đã được chứng thực, chưa thành hiện thực.

Bạn ghi mà không làm, người khác làm ra trước bạn, thì bạn mất dấu vết và mất lợi thế của người đi trước. Những ghi chú đó không có giá trị bằng việc bạn dám công khai tài liệu ra bên ngoài.

Lên cấu trúc cho tài liệu của bạn

Lần đổi giá tới, bạn chỉ muốn sửa đúng một trang. Muốn vậy, mỗi điều bạn biết về doanh nghiệp phải có một chỗ của nó trong bộ tài liệu. Bước tiếp theo là lên cấu trúc tài liệu cho doanh nghiệp một người.