Tài liệu mở là cách Cường gọi Kho sự thật khi nhìn từ phía người đọc. Chữ mở nghĩa là công khai: bạn mở kho ra, cam kết cập nhật nó, và nhận phản hồi từ người đọc. Cấu trúc của kho dễ đọc cho người và cho cả AI.
Điều gì được ghi vào Tài liệu mở?
Quy tắc là bạn làm thật thì ghi thật. Kho giữ trạng thái hiện tại của sản phẩm và thương hiệu. Điều không có trong kho coi như không tồn tại.
Kho giữ hiện tại, lưu quá khứ, không ghi tương lai
Kho ghi điều đúng ở hiện tại, xóa điều sai ở hiện tại, ghi lại sai lầm của quá khứ, và không ghi tương lai. Quá khứ được lưu để biết lịch sử, còn trạng thái của kho luôn là hiện tại.
| Chuyện xảy ra | Ghi vào kho? |
|---|---|
| Sản phẩm thêm một tính năng | Có, ghi tính năng mới |
| Một tính năng bị bỏ | Có, ghi là đã bỏ |
| Một lỗi thật đã được sửa | Có, ghi lỗi và cách đã sửa |
| Khách hàng phản hồi thật | Có |
| Cách làm khác so với 6 tháng hay 1 năm trước | Có, ghi cách làm hiện tại |
| Triết lý được bổ sung cho đầy đủ hơn | Có |
| Một nhân viên nghỉ việc | Có, xóa khỏi danh sách đội ngũ |
| Kế hoạch, mong muốn, mục tiêu | Không, ghi ở chỗ khác |
| Sản phẩm chưa ra mắt | Không, để trên trang bán hàng hay trang đăng ký trước |
Kho thường có một nhật ký thay đổi, cập nhật cùng lúc với các trang.
Vì sao kế hoạch không vào kho?
Ghi điều chưa có vào kho là bạn chế ra một thứ chưa từng có. Khi đó kho thành kho nói dối, không còn là Kho sự thật.
Với kế hoạch, hãy bắt tay vào làm. Trong quá trình làm, bạn sẽ thấy điều gì đúng, điều gì sai, và chỉ ghi điều đúng vào kho. Bạn có thể soạn sẵn cấu trúc ở chỗ khác, nhưng không đăng một bộ khung rỗng lên kho: thứ đã đăng phải là nội dung đầy đủ.
Tài liệu mở khác ghi chú và bộ não số thế nào?
Ghi chú trong Notion, Obsidian hay bộ não số là chỗ bạn lưu suy nghĩ. Kho sự thật là chỗ bạn ghi việc đã làm. Hai chỗ khác nhau, và Kho sự thật không phải nơi ghi chú.
| Tài liệu mở | Ghi chú, bộ não số | |
|---|---|---|
| Ai thấy | Công khai | Thường cất kín, là bí mật kinh doanh |
| Ai phản hồi | Khách hàng, đội nhóm, người đọc | Chỉ bạn |
| Phạm vi | Một thương hiệu, một tên miền, một sản phẩm | Cả đời người, 10 đến 40 năm |
| Chứa gì | Việc đã làm, đúng ở hiện tại | Suy nghĩ, ý tưởng, kế hoạch |
| AI nào đọc được | AI của bạn và AI bên ngoài | Chỉ AI của bạn |
Có AI đọc hết ghi chú rồi, có cần kho không?
Có. AI của bạn đọc được ghi chú, nhưng khách hàng và AI bên ngoài không đọc được. Họ chỉ đọc được kho công khai của bạn. Điều bạn đã sẵn lòng chia sẻ thì nên công khai, để người khác và AI của họ cùng đọc.
Kho chết là gì?
Kho chết là kho chứa tài liệu không phải của bạn, chẳng hạn tài liệu sao chép từ nơi khác hay do AI tổng hợp. Bạn không cập nhật được nó, vì nó không đi theo việc bạn làm. Kho sự thật thì đi theo tiến trình của bạn và sản phẩm của bạn, nên nó sống.
Ai đọc và ai cập nhật Tài liệu mở?
Kho có năm nhóm người đọc: khách hàng, đội nhóm, nhân viên, chính bạn, và AI. Một lần viết phục vụ cả năm nhóm, kể cả khi bạn chuyển nội dung thành video.
Kho giúp đội nhóm làm việc không cần bạn thế nào?
Sản phẩm, tiếp thị và bán hàng là ba việc khác nhau. Không có kho, ba việc này không nối với nhau và lệch pha. Có kho, mọi người nhìn về một chỗ:
- Người làm tiếp thị biết sản phẩm có tính năng gì, điểm mạnh ở đâu và dùng thế nào.
- Người bán hàng biết tính năng nào ứng với mức giá nào, và lịch sử của chúng.
- Người chăm sóc khách biết ngay có gì mới, để quay lại với khách và bán thêm.
Nhờ vậy bạn ủy thác được: khi bạn vắng mặt, kho vẫn ở đó cho mọi người làm theo. Không có kho, điều bạn nghĩ mà không nói ra thì người làm chung không biết, và số buổi họp tăng gấp đôi.
Ai chịu trách nhiệm cập nhật kho?
Chính bạn. Khi làm một mình, bạn là người duy nhất chịu trách nhiệm cập nhật kho, và kho luôn được ưu tiên trước bài viết.
Khi người khác viết nội dung theo kho, họ chịu trách nhiệm với kho. Ai viết sai so với kho, bạn chỉ ra được chỗ sai và nhắc họ. Không có kho, bạn chỉ có lời kể và bài cũ để giao việc, và người nhận rất có thể làm sai định vị, chiến lược hay tính năng.
Ví dụ về lệch pha khi chưa có Tài liệu mở
Cường đã gặp lệch pha ở cả hai cách làm:
| Cách làm | Chuyện xảy ra |
|---|---|
| Làm chung hai người | Người làm sản phẩm biết sản phẩm nhưng không biết chiến lược tiếp thị. Người làm tiếp thị không hiểu sản phẩm. Bài viết bắt đầu lệch nhau |
| Làm một mình | Không cập nhật được nội dung cũ, nhất là bài hướng dẫn |
Hai bài lệch nhau dần thành ba, rồi bốn bài, như chuyện tam sao thất bản. Ngay cả AI cũng không sửa được nếu không có một bản gốc được khai rõ để đối chiếu.
Tài liệu mở không làm gì
- Không lưu suy nghĩ, kế hoạch hay tài liệu chép của người khác.
- Không thay bộ não số. Nó chỉ là phần bạn chọn công khai.
- Không kể chuyện cho khách. Mỗi trang chỉ ghi sự thật, theo cách viết của Nguồn dẫn chứng.
- Không tự cập nhật. Bạn cập nhật kho trước, rồi mới sửa bài viết.