Cuối hướng dẫn này, bạn có một cây ba cấp trên bản kế hoạch và một trang tổng quan đầu tiên trên website. Mọi trang viết sau đó của Kho sự thật đều có sẵn một chỗ: khu vực nào, nhóm thành phần nào, loại trang nào.
Hướng dẫn dành cho người tự làm tài liệu cho doanh nghiệp của mình, không có đội ngũ. Khung này đơn giản, đủ để một người tự làm, và áp dụng giống nhau ở mọi nhóm.
Điều cần chuẩn bị
- Danh sách điều đã làm. Gồm sự thật tách từ các bài blog chưa lỗi thời, và những ghi chú dài đã áp dụng thực tế, có kết quả. Ý tưởng ngắn, chưa thử, không đưa vào danh sách.
- Bản kế hoạch. Một tài liệu riêng trong bộ não số, nơi bạn vẽ cây trước khi đăng gì lên website.
- Nền tảng website cho tài liệu. Tài liệu mở chạy trên website. Ứng dụng ghi chú không làm được việc này.
Ba cấp và bốn phần
Ba cấp của cây, từ lớn tới nhỏ:
| Cấp | Chứa gì | Giới hạn |
|---|---|---|
| Khu vực | Một sản phẩm, hoặc toàn bộ tài sản thương hiệu (công thức, quy trình, thư viện, AI và phần mềm riêng) | Một khu vực cho mỗi sản phẩm |
| Nhóm thành phần | Một phần cấu thành của khu vực | Tối đa ba thành phần lớn |
| Bộ sưu tập | Các trang cùng loại, chỉ khác chủ thể | Không giới hạn số trang |
Bốn phần đứng theo thứ tự cố định ở mỗi khu vực và mỗi nhóm: mở đầu, khái niệm, thành phần, hướng dẫn. Mở đầu của khu vực gọi là giới thiệu, của nhóm gọi là tổng quan. Phần hướng dẫn gồm hai bộ sưu tập. Hướng dẫn bắt đầu đi từng bước chi tiết, cho người làm lần đầu. Hướng dẫn thực chiến là hướng dẫn tự làm, ở mức nâng cao.
Về tỷ lệ, tài liệu doanh nghiệp một người của Cường nghiêng về hướng dẫn: khoảng 60% hướng dẫn, 20% giải thích, 20% tra cứu. Đây là kinh nghiệm riêng, chưa ai kiểm chứng.
Dựng cây tài liệu
Ba bước dưới đây làm trên bản kế hoạch trước. Sau đó mới đăng lên website từng trang đã đầy đủ. Đăng từ trên xuống hay từ dưới lên đều được.
Chia khu vực
Khu vực là cấp rộng nhất, các cấp bên dưới đều dựa vào nó, nên chia trước. Trong bản kế hoạch, ghi một khu vực cho từng sản phẩm và một khu vực chung cho tài sản thương hiệu. Sản phẩm ra sau có khu vực riêng của nó. Kết quả: một hàng khu vực ngang hàng, mỗi khu vực ứng với một thứ bạn sở hữu.
Chia nhóm và đặt bốn phần
Nhóm giúp người đọc thu hẹp chỗ tìm. Mỗi nhóm giữ tối đa ba thành phần lớn. Sau đó gắn đủ bốn phần cho khu vực và cho từng nhóm. Đặt tên nhóm ngắn, dùng chữ khách hàng hay dùng, vì tên hiện trên thanh điều hướng hẹp. Kết quả: bộ khung hoàn chỉnh của cây trên bản kế hoạch.
Xếp từng trang rồi đăng dần
Mỗi trang cần một chỗ trên cây trước khi viết. Đi qua danh sách, mỗi dòng trả lời ba câu: khu vực nào, nhóm thành phần nào, loại trang nào. Trang giải thích thuộc phần khái niệm hoặc thành phần, trang chỉ cách làm thuộc phần hướng dẫn. Trang tổng quan lên website đầu tiên vì các trang khác dựa vào nó. Kết quả: trang tổng quan công khai, các trang khác chờ đủ nội dung.
Dấu hiệu cây đã đúng
Đọc cây theo thứ tự từ đầu tới cuối và kiểm bốn điều:
- Hiểu trước, làm sau. Phần giới thiệu và khái niệm đứng trên phần hướng dẫn. Tài liệu dừng ở tầng Tin, tầng Yêu chỉ là một nút trỏ ra ngoài.
- Một địa chỉ cho mỗi trang. Trang nào cũng chỉ có một khu vực và một nhóm.
- Bộ sưu tập nhiều chủ thể. Các trang cùng loại nhưng khác chủ thể, nên người đọc thấy đủ mặt của một thành phần.
- Trang nào cũng đủ ý. Trên website không có trang chỉ mang tiêu đề.
Sửa lỗi thường gặp của cây tài liệu
Phần lớn lỗi của cây đến từ ranh giới nhóm chưa rõ, và chốt cây trên bản kế hoạch giúp bạn khỏi phải chuyển trang sau khi đăng.
Trang thuộc hai nhóm
Một trang thuộc hai nhóm là dấu hiệu hai nhóm chưa có ranh giới. Cách sửa: hợp hai nhóm lại, hoặc lấy phần giao nhau ra làm nhóm thứ ba. Mỗi nhóm giữ đúng việc của nó, ví dụ bán hàng và tiếp thị là hai nhóm khác nhau.
Trang ôm nhiều điều
Trang vài nghìn chữ thường chứa nhiều đề tài. Hướng dẫn nhiều việc: chia thành nhiều trang hướng dẫn. Khái niệm quá rộng: chia làm hai khái niệm. Một nhóm sắp có thành phần lớn thứ tư: gộp thành phần đó vào một trong ba thành phần sẵn có.
Phải sắp lại cây
Mỗi lần chuyển một trang sang nhóm khác, URL của nó đổi và địa chỉ cũ cần chuyển hướng 301. Theo tài liệu của Google, vị trí tìm kiếm có thể lên xuống trong giai đoạn Google duyệt lại địa chỉ mới (Site moves and migrations). Chốt cây trên bản kế hoạch trước khi đăng là cách tránh việc này.
Ví dụ về cuongthach.com
Tài liệu của cuongthach.com có hai khu vực. Khu vực Hệ thống nội dung chia thành ba nhóm thành phần:
| Cấp | Trong tài liệu của cuongthach.com |
|---|---|
| Khu vực | Viết để bán (sản phẩm), Hệ thống nội dung (tài sản thương hiệu) |
| Nhóm thành phần | Kho sự thật, Phễu nội dung, Quy trình xuất bản |
| Bộ sưu tập | Khái niệm, Hướng dẫn bắt đầu, Hướng dẫn thực chiến của mỗi nhóm |
Ba quy tắc của cây đến từ ba lần sửa cấu trúc:
- Lý do nằm trong tổng quan. Trang “vì sao” tách riêng đã được gộp lại vào trang tổng quan.
- Mỗi trang một kiểu nội dung. Giải thích không chen vào hướng dẫn, và ngược lại.
- Chốt nhóm trước khi đăng. Một nhóm từng phải chuyển chỗ, kéo theo chuyển hướng 301 cho các trang đã có trên Google.
Chưa cần làm lúc đầu
- Trang câu hỏi thường gặp. Chỉ cần khi đã có khách và họ lặp lại cùng câu hỏi.
- Điều đang thử nghiệm. Chờ có kết quả mới đưa vào, vì Tài liệu mở chỉ chứa điều đã xác thực.
- Trang phụ không cần thiết. Bạn tự xem và bỏ những trang không phục vụ người đọc, để dành thời gian cho các trang chính.
Các trang liên quan
- Không dựng các trang đầu tiên của kho: xem Bắt đầu Kho sự thật.
- Không giải thích bốn loại trang: xem Nguồn dẫn chứng.
- Không biến câu khách hỏi thành trang: xem Viết trang từ câu khách hay hỏi.
- Các bước làm, kèm những lỗi Cường đã mắc, nằm trong bài Cách lên cấu trúc tài liệu cho doanh nghiệp một người.