Tài liệu mở là thành phần thứ ba của Kho sự thật, sau Bộ não số và Thu và Chia. Nó là mặt tiền của kho: nơi tập trung sự thật để đưa ra bên ngoài, trình bày như một bộ tài liệu cho mọi người cùng đọc, dễ đọc và dễ điều hướng.
Chữ mở nghĩa là công khai: bạn mở kho ra, cam kết cập nhật nó, và nhận phản hồi từ người đọc. Cấu trúc của kho dễ đọc cho người và cho cả AI.
Sự thật đến Tài liệu mở qua Thu và Chia: điều thu vào Bộ não số, khi đã làm và có kết quả, được chia ra ngay trên Tài liệu mở. Sau đó bạn tái sử dụng nó ở bất cứ kênh nào.
Làm thật thì mới ghi
Quy tắc là bạn làm thật thì ghi thật. Kho ghi điều đang đúng của sản phẩm và thương hiệu. Điều không có trong kho coi như không tồn tại.
Ghi điều đang đúng hôm nay
Kho ghi điều đúng ở hiện tại, xóa điều sai ở hiện tại, ghi lại sai lầm của quá khứ, và không ghi tương lai. Quá khứ được lưu để biết lịch sử.
| Chuyện xảy ra | Ghi vào kho? |
|---|---|
| Sản phẩm thêm một tính năng | Có, ghi tính năng mới |
| Một tính năng bị bỏ | Có, ghi là đã bỏ |
| Một lỗi thật đã được sửa | Có, ghi lỗi và cách đã sửa |
| Khách hàng phản hồi thật | Có |
| Cách làm khác so với 6 tháng hay 1 năm trước | Có, ghi cách làm hiện tại |
| Triết lý được bổ sung cho đầy đủ hơn | Có |
| Một nhân viên nghỉ việc | Có, xóa khỏi danh sách đội ngũ |
| Kế hoạch, mong muốn, mục tiêu | Không, ghi ở chỗ khác |
| Sản phẩm chưa ra mắt | Không, để trên trang bán hàng hay trang đăng ký trước |
Kho thường có một nhật ký thay đổi, cập nhật cùng lúc với các trang.
Không ghi kế hoạch
Ghi điều chưa có vào kho là bạn chế ra một thứ chưa từng có. Khi đó kho thành kho nói dối, không còn là Kho sự thật.
Với kế hoạch, hãy bắt tay vào làm. Trong quá trình làm, bạn sẽ thấy điều gì đúng, điều gì sai, và chỉ ghi điều đúng vào kho. Bạn có thể soạn sẵn cấu trúc ở chỗ khác, nhưng không đăng một bộ khung rỗng lên kho: thứ đã đăng phải là nội dung đầy đủ.
Khác Bộ não số ở điểm nào?
Ghi chú trong Bộ não số là chỗ bạn lưu suy nghĩ. Kho sự thật là chỗ bạn ghi việc đã làm. Hai chỗ khác nhau, và Tài liệu mở không phải nơi ghi chú.
Không có Tài liệu mở, sự thật nằm giấu trong Bộ não số. Bạn tách điều bí mật khỏi điều công khai: điều bí mật giữ lại trong Bộ não số, điều công khai đưa ra Tài liệu mở.
| Tài liệu mở | Bộ não số | |
|---|---|---|
| Ai thấy | Công khai | Thường cất kín, là bí mật kinh doanh |
| Ai phản hồi | Khách hàng, đội nhóm, người đọc | Chỉ bạn |
| Phạm vi | Một thương hiệu, một tên miền, một sản phẩm | Cả đời người, 10 đến 40 năm |
| Chứa gì | Việc đã làm, đúng ở hiện tại | Suy nghĩ, ý tưởng, kế hoạch |
| AI nào đọc được | AI của bạn và AI bên ngoài | Chỉ AI của bạn |
Khi nào ghi chú thành tài liệu?
Một ghi chú vào kho khi qua đủ ba điều kiện:
- Đã làm thật và có kết quả, thành công hay thất bại. Ý tưởng chưa làm vẫn là ghi chú, dù bạn tin nó đến đâu.
- Đã phát triển đầy đủ thành một khái niệm, một hướng dẫn, một triết lý, một công thức hay một quy trình. Một dòng ghi chú đưa lên site là trang mỏng, không đứng một mình được: gộp nó vào trang liên quan.
- Còn đúng ở hiện tại. Điều từng đúng nhờ trải nghiệm cũ thì kiểm lại một lần nữa, bằng internet, AI hay cách khác, trước khi đưa vào kho.
Trong 10-20 ghi chú, chỉ 2-3 ghi chú được làm, được kiểm chứng và thành tài liệu. Đó là chuyện bình thường. Ghi chú chép điều của người khác thì không vào kho, vì nó không phải tài sản thương hiệu của bạn. Ghi chú và tài liệu không tách rời nhau: tài liệu là bước kế tiếp của ghi chú.
Khách chỉ đọc phần công khai
Dù đã có ghi chú, bạn vẫn cần kho. AI của bạn đọc được ghi chú, nhưng khách hàng và AI bên ngoài không đọc được. Họ chỉ đọc được kho công khai của bạn. Điều bạn đã sẵn lòng chia sẻ thì nên công khai, để người khác và AI của họ cùng đọc.
Tài liệu chép là kho chết
Kho chết là kho chứa tài liệu không phải của bạn, chẳng hạn tài liệu sao chép từ nơi khác hay do AI tổng hợp. Bạn không cập nhật được kho đó, vì kho đó không đi theo việc bạn làm. Kho sự thật thì đi theo tiến trình của bạn và sản phẩm của bạn, nên kho sống.
Ai đọc và ai cập nhật?
Kho có năm nhóm người đọc: khách hàng, đội nhóm, nhân viên, chính bạn, và AI. Một lần viết phục vụ cả năm nhóm, kể cả khi bạn chuyển nội dung thành video.
Đội nhóm nhìn về một chỗ
Sản phẩm, tiếp thị và bán hàng là ba việc khác nhau. Không có kho, ba việc này không nối với nhau và lệch pha. Có kho, mọi người nhìn về một chỗ:
- Người làm tiếp thị biết sản phẩm có tính năng gì, điểm mạnh ở đâu và dùng thế nào.
- Người bán hàng biết tính năng nào ứng với mức giá nào, và lịch sử của chúng.
- Người chăm sóc khách biết ngay có gì mới, để quay lại với khách và bán thêm.
Nhờ vậy bạn ủy thác được: khi bạn vắng mặt, kho vẫn ở đó cho mọi người làm theo. Không có kho, điều bạn nghĩ mà không nói ra thì người làm chung không biết, và số buổi họp tăng gấp đôi.
Bạn là người cập nhật
Người cập nhật kho là chính bạn. Khi làm một mình, bạn là người duy nhất chịu trách nhiệm cập nhật kho, và kho luôn được ưu tiên trước bài viết.
Kho được cập nhật mỗi ngày, vì bạn ghi chú mỗi ngày. Trong 10, 20 việc của một ngày, việc nào làm ra kết quả thì vào kho. Hôm nào không làm ra kết quả thì không cần cập nhật.
Khi người khác viết nội dung theo kho, họ chịu trách nhiệm với kho. Ai viết sai so với kho, bạn chỉ ra được chỗ sai và nhắc họ. Không có kho, bạn chỉ có lời kể và bài cũ để giao việc, và người nhận rất có thể làm sai định vị, chiến lược hay tính năng.
Bài lệch nhau khi thiếu kho
Site cuongthach.com đã gặp lệch pha ở cả hai cách làm:
| Cách làm | Chuyện xảy ra |
|---|---|
| Làm chung hai người | Người làm sản phẩm biết sản phẩm nhưng không biết chiến lược tiếp thị. Người làm tiếp thị không hiểu sản phẩm. Bài viết bắt đầu lệch nhau |
| Làm một mình | Không cập nhật được nội dung cũ, nhất là bài hướng dẫn |
Hai bài lệch nhau dần thành ba, rồi bốn bài, như chuyện tam sao thất bản. Ngay cả AI cũng không sửa được nếu không có một bản gốc được khai rõ để đối chiếu.
Các trang liên quan
- Không lưu suy nghĩ, kế hoạch hay tài liệu chép của người khác.
- Không kể chuyện cho khách. Mỗi trang chỉ ghi sự thật, theo cách viết của Nguồn dẫn chứng.
- Không tự cập nhật. Bạn cập nhật kho trước, rồi mới sửa bài viết.
- Câu chuyện và góc nhìn đằng sau trang này nằm trong bài Tài liệu doanh nghiệp khác ghi chú và blog ở đâu?.